Kā sakārtot savu e-pasta INBOX?

Padalīšos ar savu pieredzi e-pasta pārvaldīšanā. Mūsdienās liela daļa komunikācijas paiet tieši ar e-pasta starpniecību. Katru dienu mēs saņemam e-pastus no dažādiem avotiem, piemēram, draugiem, ģimenes, pielūdzējiem, priekšniekiem, padotajiem, klientiem, piegādātājiem, sadarbības partneriem utt. Tāpat  mēs varam saņemt e-pastus ar jaunumiem un akcijām, un piedāvājumiem, ko esam piekrituši saņemt un tādā pašā veidā saņemam kaitinošos e-pastus ar atrunu… “P.S. Atvainojamies, ja šī informācija nav bijusi Jums aktuāla.”

Kā to visu sakārtot un neko nepazaudēt?

Es katru dienu nosūtu 30-50 e-pastus – saņemu nedaudz vairāk, dažas dienas saņemu pat 100 e-pastus. Taču pašam man ir izveidojusies sistēma ar kuru +/- esmu apmierināts. Kāpēc +/-, jo esmu pārliecināts, ka vēl varu šo sistēmu uzlabot.

Lai tiktu skaidrībā, kā labāk sakārtotu savus saņemtos e-pastus, talkā nāca GTD sistēma. Pamatu pamats ir saprast, ko ar katru ienākošo e-pastu darīt. Lūk man ir tādas iespējas:

• dzēst - visas SPAM vēstules, kas tikušas cauri filtriem, visi “joku video”, visi tie e-pasti, kam nav nekādas īpašas nozīmes;
• rīkoties - atbildēt vai izdarīt 2 minūšu laikā. Ja tas prasa vairāk laika, tad jāliek “rīcības mapē”;
• “rīcības mape” – darbība (atbildēt, izdarīt) prasīs vairāk kā 2 minūtes;
• arhivēt - ielikt pareizajā mapē, lai vajadzības gadījumā ātri un vienkārši varētu atrast.

Grūti iedomāties vēl kādu rīcību.

Lai sekotu šīm rīcībām (dzēst, rīkoties tūlīt, rīkoties vēlāk, arhivēt), jābūt izveidotai sistēmai. Es personīgi izmantoju MS Outlook, taču tas varbūt jebkurš cits e-pasta pārlūks. To pašu var darīt arī ONLINE režīmā. Es izmantoju sekojošas mapes:

INBOX – visi e-pasti “iekrīt” šeit.
@Action – rīcības mape1 – šeit tiek salikti visi tie e-pasti, kur nepieciešama kāda rīcība, kas aizņem vairāk nekā 2 min.
@Reply – rīcības mape2 – šeit likt visus tos e-pastus, kur kaut kas jāizdara un jāatbild (aizņems vairāk nekā 2min).

Zem INBOX
Klients 1 – ja ir labs sadarbības partneris un bieži sanāk apskatīties par ko tika runāts pāris e-pastus atpakaļ, tad tādam klientam tiek izveidota atsevišķa mape,
Klients 2 …
Projekts 1 – dažādi projekti – zemes iegāde, kredīts, jauns darbs, pieņemt jaunu darbinieku utt.
Projekts 2 …
Bizness 1 – iespējams Jums ir vairāki biznesi – tos ieteicams sadalīt atsevišķās mapēs, zem kura katra atkal ir sava klienta, projekta u.c. mape.
Persona 1 – ja ir kāds cilvēks ar ko īpaši bieži sarakstāmies, tad ir vērts izveidot atsevišķu mapi (mamma, māsa, sieva).
Persona 2 …
x.store – visi pārējie e-pasti, kam nav savas mapes.

Praktiski tas nozīmē, ka Jūsu e-pasta Inboxā nevajadzētu atrasties nevienam e-pastam. Vieglāk būs izskaidrot ar reāliem piemēriem.

Jums atnāk e-pasts ar piedāvājumu palīdzēt kādām afrikānim no savas valsts konta izņemt 10 000 000 USD – dzēst!!!; labs draugs atsūta jautājumu par to, kur šodien ejam pusdienās – ātri atbildēt un likt attiecīgajā mapē (draugi, vai Draugs XXX), e-pasts no klienta par līguma sagatavošanu – ieliekam e-pastu @ACTION – ar domu izdarīt to vēlāk, ja tas prasīs vairāk nekā vienu dienu, tad atbildēt klientam un pateikt cik ilgā laikā līgums tiks sagatavots. utt

Tādā veidā es mēģinu sakārtot savu INBOX. Galvenais patīkamais moments visā šajā pasākumā ir iegūt stāvokli, kad INBOX mape ir tukša. Tad pārņem tāda patīkama sajūta par to, ka viss ir sakārtots. Tikai šeit jāsaprot – mape @ACTION un @REPLY katru dienu jāpārbauda!